Estratégias para eliminar retrabalho nos processos empresariais

Quando falamos de retrabalho, a sensação é aquela de andar em círculos. Produz, corrige, faz de novo… E lá se vai o tempo, a energia e até a confiança do time. Durante meus anos trabalhando com tecnologia e gestão, percebi que eliminar o retrabalho é, talvez, uma das batalhas mais desafiadoras — e mais transformadoras — do dia a dia corporativo.

Na eXperts, sempre vimos que “menos retrabalho” não é só promessa: é resultado de mudanças pequenas, mas consistentes. E às vezes, a solução começa com um olhar atento para a rotina. Um detalhe fora do lugar, um processo que se repete.

Os principais motivos do retrabalho

Eu diria que quase toda empresa já sofreu com isso. De acordo com uma pesquisa da Confederação Nacional da Indústria, citada pelo jornal O TEMPO, metade das indústrias ainda tem dificuldades para encontrar profissionais capacitados, o que aumenta as falhas e a necessidade de repetir tarefas. Além disso, processos manuais e sem digitalização são outro grande vilão, apontados por materiais da Rock Content.

Fazer bem feito uma vez é melhor que fazer duas vezes apressado.

Como atacar o retrabalho na raiz

• Mapeamento de processos Se você já ficou perdida tentando entender “quem faz o quê e quando”, talvez falte um mapa do caminho. Mapeando processos, como recomenda a Rock Content, não só entendemos as etapas, mas enxergamos onde ocorrem repetições e perdas.
• Automação de tarefas manuais Sabe aquela tarefa cansativa que quase ninguém gosta de fazer? O estudo da LÓGICA | ERP para Indústria mostra que a automação dessas rotinas reduz erros de digitação e libera pessoas para pensar no que realmente importa.
• Padronização e treinamento Procedimentos Operacionais Padrão são aliados — como destaca a Zeev. Além disso, treinamentos frequentes evitam interpretações erradas e aumentam a segurança na execução das tarefas. Um detalhe tão pequeno… e faz grande diferença.
• Validação em etapas Dividir projetos complexos em etapas, com checkpoints para validação, é algo que sempre indico. Isso diminui o risco de um erro pequeno virar um desastre no final, como a Zeev também recomenda.
• Digitalização de documentos e informações Nada de perder horas procurando papéis e e-mails antigos. Como diz a Rock Content, digitalizar é uma solução quase óbvia, mas muitas vezes deixada de lado.
• Decisões baseadas em dados Analisar informações, como sugere a Rauva, ajuda a encontrar padrões de erro e agir antes que o retrabalho vire rotina.

Experiência prática e integração

Muitas empresas ainda tentam resolver retrabalho apenas trocando pessoas de lugar, ou talvez comprando uma nova ferramenta qualquer. Mas, francamente, sem olhar para o todo, o problema volta. Por isso, na eXperts, apostamos na integração entre CRM, ERP sob medida e infraestrutura flexível.

Encontros regulares, debates francos e alinhamento entre áreas também ajudam. E olha, nem sempre acerta de primeira mesmo. Mas insistir numa boa comunicação faz diferença.

Pequenas falhas, grandes aprendizados

Quando penso em empresas que consegui ajudar — ou mesmo na própria eXperts —, noto que a melhoria vem aos poucos, com pequenas adaptações diárias. Deixar tudo perfeito? Acho que não existe. Mas dá pra reduzir o retrabalho, sim. Um pouco de método, um pouco de vontade de mudar. E sempre buscar parceiros que entendam seu negócio por inteiro.

Claro, cuidados com questões importantes sobre privacidade e termos de uso também precisam estar no radar, já que digitalizar e automatizar, quando bem feitos, exigem respeito ao dado de todo mundo.

Se você quer discutir como aplicar tudo isso na prática, ou só quer conhecer um pouco mais dos bastidores da eXperts, visite nosso blog — ou vá direto ao contato. Quem sabe, seja o próximo passo para dar adeus de vez ao retrabalho?

Perguntas frequentes

O que é retrabalho nos processos empresariais?

Retrabalho é quando uma tarefa precisa ser feita novamente, seja por erro, informação incompleta ou falhas na comunicação entre setores. Isso pode acontecer em qualquer área da empresa e gera atrasos, custos extras e até frustração entre equipes.

Como evitar retrabalho na empresa?

Algumas formas de evitar retrabalho são: mapear processos, automatizar tarefas manuais, padronizar procedimentos, investir em treinamento e digitalizar informações. Criar checkpoints de validação em projetos também ajuda muito, como recomenda a Zeev.

Quais são as melhores estratégias para eliminar retrabalho?

Mapeamento contínuo dos processos, uso de ferramentas digitais, automação de rotinas cansativas, definição clara de responsáveis, treinamento constante e decisões baseadas em dados. Estudos da LÓGICA e Rock Content mostram a força dessas práticas.

Retrabalho impacta nos custos do negócio?

Sim. Retrabalho consome tempo, recursos financeiros e desgasta as equipes. Além disso, pode desmotivar colaboradores e comprometer a entrega ao cliente, como aponta estudo mencionado no O TEMPO.

Como identificar onde ocorre mais retrabalho?

O caminho é observar onde tarefas se repetem, onde há revisões constantes e quais áreas reclamam mais de atrasos. Ferramentas de Process Mining citadas pela Rock Content podem ajudar, assim como ouvir com atenção quem executa os processos diariamente.

Editores eXperts

A Equipe de Editoração é formada por profissionais experientes em tecnologia, negócios e comunicação, apaixonados por transformar conhecimento técnico em conteúdo claro, útil e direto ao ponto. Cada artigo reflete vivências reais e um compromisso com a qualidade da informação.